Stesura di rapporti, manuali, manoscritti e documenti accademici

• Aprile 29, 2024

Lavorare con documenti lunghi può essere un lavoro ingrato da organizzare ma MS Word offre diverse funzionalità che è possibile utilizzare per gestire il processo. Molte di queste funzionalità possono essere utilizzate insieme in una varietà di metodi per rendere i tuoi progetti più gestibili.

Segnalibri (collegamenti ipertestuali)
I segnalibri (collegamenti ipertestuali) all'interno del documento sono utili quando il documento contiene ulteriori informazioni su un argomento. Ad esempio: all'interno di un manuale del prodotto per una fotocamera. All'inizio del manuale, discutete dove si trova il pulsante di compensazione dell'esposizione sulla fotocamera. È possibile posizionare un segnalibro nella sezione del manuale in cui si discute su come impostare la compensazione dell'esposizione. Questa tecnica consente al lettore di passare rapidamente alla sezione del documento in cui può ottenere ulteriori informazioni sulla funzione.

Riferimenti incrociati
Simile a un segnalibro, il riferimento incrociato consente al lettore di passare a un'altra posizione all'interno del documento in cui è possibile trovare ulteriori informazioni sull'argomento. È possibile creare riferimenti incrociati a figure, segnalibri, didascalie, titoli, paragrafi numerati, numeri di pagina, ecc. La bellezza di questa funzione è che Word non consente di fare riferimento a una pagina o titolo che non esiste nel documento.

delineando
Lavorare con la funzione di struttura del documento richiede l'uso di intestazioni coerenti in tutto il documento. Funziona bene quando si hanno categorie principali con una serie di sottotitoli. Ad esempio, potresti avere un'intestazione di capitolo con diverse sezioni all'interno del capitolo. Ogni sezione può avere diversi argomenti che creano una gerarchia di intestazioni. Questo metodo funziona in modo ottimale quando si assegnano gli stili a ciascuno dei livelli di titolo. La vista Struttura consente di comprimere il documento fino ai livelli di intestazione per ottenere un'immagine istantanea del flusso di ciascuna sezione. Nella vista Struttura, è possibile valutare se il documento è logicamente scritto. Le funzioni nella vista Struttura consentono inoltre di modificare il layout degradando e promuovendo i livelli di prua e riorganizzando il documento.

Documenti principali e secondari
I manoscritti richiedono uno strumento più potente che Word fornisce con la sua funzione Master e SubDocuments. Utilizzeresti questa funzione per organizzare grandi progetti come un manoscritto di libri. Con questo strumento, è possibile dividere il progetto di grandi dimensioni in documenti secondari più piccoli e gestibili. Il documento master si collega ai relativi documenti secondari in modo tale che quando vengono apportate modifiche al documento secondario, anche il documento master viene aggiornato e viceversa. Ciascuno dei documenti secondari è un collegamento ipertestuale nel documento principale che consente di avviare un documento secondario dal documento principale. A causa del collegamento, è possibile creare sommari, indicizzazione, riferimenti incrociati, intestazioni e piè di pagina da applicare a tutti i documenti secondari direttamente dal documento principale.

Cifre, grafici e tabelle
Le opere accademiche spesso usano figure, grafici e tabelle per illustrare i punti che vengono fatti all'interno del testo. Una tabella di figure, grafici, tabelle, ecc. Può essere molto utile per i tuoi lettori. Questa funzione creerà automaticamente la tabella in modo simile a un indice. La chiave per utilizzare questa funzione è l'inserimento di didascalie su ogni figura, grafico e tabella che si desidera includere nella tabella di riferimento. Esistono diverse opzioni di formato per la creazione della tabella, tra cui la possibilità di mostrare i numeri di pagina, l'allineamento dei numeri di pagina, la visualizzazione di etichette e numeri e le schede.

Sommario (TOC)
Il sommario è particolarmente utile nelle guide di riferimento. I lettori apprezzano avere un sommario per aiutarli a trovare le informazioni nel documento che sono più importanti per loro. La creazione di un sommario in Word è un gioco da ragazzi a condizione che tu sia coerente nell'applicare gli stili alle intestazioni e alle altre parti del documento che desideri includere nel Sommario. Quando il documento contiene più livelli di titoli, il sommario dovrebbe essere limitato ai primi tre livelli di titolo, altrimenti potrebbe diventare troppo complesso per essere utile. Generalmente, si dovrebbe stabilire il sommario in una sezione separata del documento all'inizio del documento. La creazione di una sezione separata consente di iniziare a numerare il contenuto dei documenti a pagina 1 senza che le pagine del sommario complicino la numerazione delle pagine. È possibile combinare il sommario con segnalibri o collegamenti ipertestuali in modo che i lettori possano passare all'argomento desiderato.

indicizzazione
L'indicizzazione di un documento di riferimento è molto utile. La sua inclusione in un documento aiuta i lettori a trovare facilmente concetti e argomenti specifici. Di solito si trova in una sezione sul retro del documento e fornisce riferimenti alle pagine per le idee chiave contenute nel documento. Questa funzione è facile da usare, ma il compito difficile per lo scrittore è determinare quali sono le parole, gli argomenti o i concetti appropriati da indicizzare. Un buon indice è ben pensato. Per utilizzare questa funzione in modo efficace, ogni parola o intestazione che deve essere contenuta nell'indice deve essere contrassegnata nel documento. A seconda della lunghezza del documento, questo può essere un esercizio noioso ma ne vale la pena per i tuoi lettori.

Note a piè di pagina e note di chiusura
Un altro compito ad alta intensità di lavoro in un lungo documento accademico o di riferimento è la gestione delle note a piè di pagina e delle note di chiusura. Le funzionalità di note a piè di pagina e note di chiusura rendono facile la numerazione e la formattazione di questi riferimenti critici, ma è necessario elencare correttamente gli autori, il lavoro, l'editore e le date pubblicate per ogni riferimento. Ogni nota a piè di pagina e nota di chiusura all'interno del documento deve essere opportunamente contrassegnata. Word, tuttavia, si occupa di inserire la nota a piè di pagina o la nota di chiusura nell'ordine e nella posizione appropriati nel documento.