Utilizzo delle regole di Outlook per organizzare la posta

• Aprile 27, 2024

In precedenza, ho scritto sull'organizzazione della tua posta di Outlook usando le cartelle (vedi link sotto per l'articolo) e anche se questo è un ottimo modo per organizzare la tua posta richiede comunque di spostare manualmente i messaggi nella cartella corretta. E se ci fosse un modo più semplice?

Buone notizie! C'è un modo più semplice!

Se usi Outlook, hai la possibilità di creare regole che sono un insieme di azioni, condizioni o eccezioni che vengono attivate da un'azione o un evento per aiutare a organizzare la tua e-mail. Ad esempio, potresti creare una regola che sposta qualsiasi e-mail dal tuo capo in una cartella chiamata Ignora, anche se potrebbe non essere la migliore mossa della carriera!

Le regole possono essere utilizzate per spostare automaticamente l'e-mail in una cartella, eliminare l'e-mail da un determinato invio, rispondere a un'e-mail - le possibilità sono infinite a seconda di ciò che vorresti realizzare. L'idea alla base della creazione di una regola è la seguente:

• Determinare il trigger (e-mail ricevuta, e-mail inviata, ecc.)
• Determina l'azione (elimina email, sposta email, rispondi a email, ecc.)
• Determinare eventuali eccezioni: messaggi per i quali non verrà applicata la regola

Per impostare una regola in MS Outlook:

1. Selezionare Utensili
2. Clic Su regole e avvisi
3. Clicca su Nuova regola

A questo punto ti verrà chiesto di creare una regola da un modello o iniziare con una regola vuota. Se stai creando una regola di base (ad esempio sposta nella cartella) seleziona il modello e fai clic su Avanti. Se desideri creare una regola da zero, seleziona Avvia da una regola vuota e segui la procedura guidata che ti guiderà passo-passo nel processo di creazione di una nuova regola.

Una volta impostata la regola, è bene testare la regola per assicurarsi che funzioni correttamente (non tutte le regole sono facilmente verificabili come una regola di risposta automatica). Se si regola per spostare un file in una cartella, è possibile testare la regola selezionando un messaggio con i criteri appropriati per la regola e selezionando Esegui questa regola ora.

Come puoi vedere, le regole possono essere molto utili nel tentativo di domare la follia del tuo messaggio. Dai un'occhiata alla tua casella di posta e prenditi un po 'di tempo per determinare quali regole puoi usare per rendere la gestione e l'archiviazione della tua e-mail più rapida, semplice e automatica!

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