Organizzazione e-mail: selezione e diserbo

• Potrebbe 3, 2024

La posta elettronica non può mai ingombrare il tuo spazio fisico come fa la posta, ma può comunque essere causa di stress, frustrazione e mal di testa quando si accumula. Ottenendo il controllo della tua e-mail, puoi contribuire a garantire che diventi lo strumento che dovrebbe essere - uno che ti tiene in contatto e informato - senza causare travolgimento.

Il primo passo verso la creazione di un sistema di organizzazione funzionale per la tua e-mail è, ovviamente, eliminare quei messaggi che non desideri più o di cui hai bisogno. Ecco alcuni criteri e suggerimenti per aiutarti a snellire la Posta in arrivo e sbarazzarsi dell'innesto digitale.

Dove iniziare
Spesso è più semplice ed efficace iniziare ordinando e diserbando i messaggi di posta elettronica più vecchi, poiché sono i meno probabilità che siano tempestivi e pertinenti e molti di essi potrebbero essere obsoleti. Se si dispone di un backlog molto ampio di posta elettronica, è possibile creare una cartella Backlog generale per contenere i messaggi che si desidera ordinare in modo che non ingombrino la posta in arrivo e diventino schiaccianti.

Ti consiglio di iniziare con 20-30 minuti di smistamento, che in genere è abbastanza per permetterti di fare qualche progresso ma non tanto da annoiarti o sfinirti. Se sei ancora ispirato, continua a farlo; in caso contrario, fai una pausa e torna indietro per altri 20 minuti circa.

Creazione di linee guida
Come quando erbacce altri tipi di cose, è utile avere alcune linee guida in anticipo per ciò che sei pronto a separarti e ciò che vorresti mantenere. Ecco alcuni dei tipi di messaggi di posta elettronica che elimino durante il diserbo:

• Messaggi che non volevo ricevere in primo luogo (spam, ovviamente, ma anche newsletter a cui non mi sono iscritto, inoltri indesiderati e così via)
  
• Messaggi con informazioni non aggiornate (ad esempio, eventi già passati)
  
• Messaggi informativi (come le newsletter) che ho già letto e che difficilmente rileggerò
  
• Messaggi informativi che non ho letto che hanno più di 2 mesi
  
• Messaggi che ho scremato e non voglio o non devo fare nulla
  
• Messaggi le cui informazioni sono disponibili altrove
  
• Versioni precedenti di messaggi che sono diventati parte di thread più lunghi (vale a dire, se un client ha inviato un messaggio a cui ho risposto, e quindi il client ha risposto a me, manterrò solo quel messaggio più recente - che ha tutti e tre i bit di corrispondenza in esso)
  

Elimina via!
Con le linee guida in mano, rivedi il contenuto della Posta in arrivo con un dito sul tasto Elimina sulla tastiera, pronto per scattare. Poiché tanta posta elettronica tende a persistere come promemoria delle cose che devi fare, prova a fare questo esercizio con la tua lista di cose da fare al tuo fianco; quando ti imbatti in un messaggio che tieni solo perché ti ricorda qualcosa di cui devi occuparti, scrivi quell'attività nella tua lista di cose da fare e poi elimina il messaggio (o, almeno, spostalo da Posta in arrivo in una cartella).

Mentre esegui l'ordinamento, cerca di non rimanere troppo preso dal contenuto dei messaggi: se ci sono e-mail lunghe che vuoi leggere, ad esempio, sfoglia alcune righe per essere sicuro che valga la pena salvarle, quindi spostale in a Per leggere la cartella nel programma di posta elettronica. Inoltre, fai attenzione alle distrazioni, come fare clic su un collegamento in un messaggio e poi rimanere assorbito dagli strumenti online. Se necessario, imposta una cartella per Siti da visitare e memorizza lì eventuali messaggi con informazioni sulle cose che desideri controllare online.

Mentre lavori, pensa alla tua Posta in arrivo come a una Posta in arrivo fisica sulla tua scrivania: idealmente, dovrebbe contenere solo quei messaggi che non hai ancora esaminato o su cui stai lavorando attivamente. Eliminare le cose che non ti servono più e spostare nelle cartelle tutto ciò che vuoi conservare come riferimento, renderà più facile avere un'idea di ciò che è veramente attivo e attuale per te.

Nel prossimo articolo di questa serie, esamineremo i modi per archiviare e organizzare i messaggi di posta elettronica che si sceglie di conservare. Questa settimana, dedica un po 'di tempo a creare le tue linee guida per l'ordinamento e il diserbo e poi a metterle in uso per declutterare la Posta in arrivo.