Riduci il disordine diventando digitale, parte 2: carta

• Potrebbe 21, 2024

Nella prima parte di questa serie, abbiamo esaminato i modi in cui passare al digitale con la tua raccolta musicale può aiutarti a evitare il disordine e ad apprezzare di più la tua musica. Ma le pile di cd e cassette sono raramente il più grande mal di testa di chiunque; tale distinzione ricade più spesso sui documenti, in particolare quelli che dobbiamo mantenere a fini fiscali o legali. Questa settimana, quindi, esamineremo in che modo la digitalizzazione nel regno della carta può rendere la conservazione dei documenti necessari meno tassazione e più ordinata.

Le basi
Il motivo più comune di gran lunga che molti di noi conservano documenti come ricevute, fatture, dichiarazioni di utilità e così via è perché c'è una possibilità che l'IRS li chiederebbe se avessimo mai affrontato un controllo fiscale. In effetti, la tenuta dei registri è un affare serio ed è importante avere i documenti giustificativi necessari per tutto il tempo in cui l'IRS dice di conservarli. (Per una panoramica della tenuta dei registri fiscale, consultare il link seguente.)

Detto questo, quanti di noi sarebbero effettivamente in grado di mettere le mani sulla nostra documentazione fiscale in modo rapido e semplice se ci venisse richiesto? Quanti dovrebbero scavare attraverso montagne di documenti non correlati nel processo? Quanti di noi stringono i denti solo pensando di affrontare il cassetto / scatola / retro dell'armadio dove (pensiamo) tutti questi documenti sono archiviati? La digitalizzazione dei record che è necessario conservare può fare molto per consentirti di rispettare l'IRS senza dover rinunciare alla tua sanità mentale nel processo.

I benefici
La legge degli Stati Uniti ora consente alle copie digitali dei documenti relativi alle imposte di sostituire molte delle cose che un tempo dovevamo conservare su carta, tra cui ricevute di spesa, fatture ed estratti conto. La memorizzazione di documenti importanti come questi in formato digitale non solo consente di risparmiare molto spazio, ma può anche rendere più semplice per i mondi trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno e organizzare i tuoi documenti. Inoltre, potresti non dover mai più consegnare una scatola da scarpe piena di ricevute al tuo preparatore fiscale a partire da aprile!

È importante notare che alcuni documenti devono sempre essere conservati nel loro formato originale cartaceo, inclusi testamenti, titoli, certificati di nascita e molti documenti ipotecari. Sebbene sia sempre possibile creare copie digitali di questi documenti, assicurarsi di conservare gli originali in un luogo sicuro. Per ulteriori informazioni su ciò che dovresti tenere sulla carta, chiedi al tuo avvocato, CPA o professionista fiscale.

Iniziare
Tutto ciò di cui hai veramente bisogno per digitalizzare i tuoi documenti è uno scanner che trasferirà automaticamente le copie di qualunque cosa tu scannerizzi sul tuo computer. Naturalmente, gli scanner variano notevolmente in termini di costi e qualità; se prevedi di utilizzare i tuoi di frequente, in particolare per la creazione di documenti digitali, vale la pena investire in uno che sia facile da usare e che possa resistere nel tempo. Idealmente, cerca uno scanner in grado di produrre PDF dei documenti che produci, piuttosto che file di immagine come .jpg.

(Se le tue scartoffie sono particolarmente pesanti per le ricevute, potresti prendere in considerazione il nuovo scanner NeatReceipts. Questo gadget ti consente di scansionare le tue ricevute e viene fornito anche con un software che analizzerà e classificherà le tue spese. Sebbene non sia economico, potrebbe essere utile acquista se il pensiero di inserire manualmente un'altra ricevuta nel tuo programma di contabilità ti fa urlare - o se il solo pensiero di un programma di contabilità ti fa urlare.
Dai un'occhiata allo scanner Neat Receipts qui.)

Oltre a un buon scanner, ha senso impostare un sistema di archiviazione organizzato sul tuo computer. Scansionare documenti e archiviarli in qualche angolo buio e sconosciuto del tuo disco rigido sarà esasperante quanto provare a radunarli tutti in un cassetto di archiviazione troppo imbottito. Prendi in considerazione l'idea di creare una cartella dedicata chiamata "Spese" (o "Documenti importanti" o qualsiasi nome abbia senso per te); al suo interno, creare cartelle aggiuntive per i vari tipi di documenti che verranno archiviati lì: estratti conto delle carte di credito, ricevute, buste paga, ecc.

Mantenere i tuoi progressi
Ogni volta che si esegue la scansione di un documento, accertarsi di assegnargli un nome che ne faciliti la ricerca (piuttosto che lo standard Scan001.pdf è probabile che lo scanner lo chiami), quindi salvarlo nella cartella corretta.

Avrai anche bisogno di essere vigili sul backup di queste informazioni su base regolare, sia su un disco, un disco rigido esterno o una chiave USB (che è circa la dimensione del pollice e si collega alla porta USB del computer ). Pensa a questo come l'equivalente digitale di conservare documenti importanti in un cassetto sicuro o chiuso a chiave.

Dopo aver scansionato i tuoi documenti e averli archiviati in modo sicuro sul tuo computer, puoi sbarazzarti di molti dei tuoi documenti originali. (Ancora una volta, in caso di dubbi su ciò che è necessario conservare in forma cartacea, verificare con il proprio avvocato o CPA.) È intelligente distruggere tutto ciò che ha informazioni identificative su di esso - ricevute che mostrano le informazioni della carta di credito, dichiarazioni che elencano i numeri di conto, e assolutamente qualsiasi cosa con il tuo numero di previdenza sociale - piuttosto che lasciarlo cadere nel cestino.

La digitalizzazione dei documenti esistenti può essere un ottimo modo per ridurre il mal di testa basato sulla carta e allo stesso tempo rendere più facile trovare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno. Con un modesto investimento di tempo, strumenti e sforzi, potresti scoprire di essere in grado di svuotare definitivamente quel fastidioso cassetto di file.

Istruzioni Video: A Show of Scrutiny | Critical Role | Campaign 2, Episode 2 (Potrebbe 2024).