Alcuni pro e contro dei sistemi di archiviazione in pacchetto

• Potrebbe 17, 2024

La gestione e l'archiviazione della carta sono quasi in cima all'elenco di quasi tutti i compiti organizzativi più odiati, spesso perché implicano decisioni apparentemente infinite: cosa devo mantenere? Quanto tempo devo tenerlo? Dove dovrebbe andare? Come dovrei chiamare la cartella in cui l'ho memorizzata?

I kit di file system impacchettati a volte possono essere un modo utile per eliminare il problema della gestione della carta, poiché ti dicono esattamente dove archiviare le cose, per quanto tempo conservarle e cosa etichettare le tue cartelle. Tuttavia, ci sono anche alcuni aspetti negativi. Ecco alcuni dei pro e dei contro di un sistema che ho provato, il
Kit Organizzatore di pianificazione finanziaria di Homefile.

Cosa c'è nel kit
Il kit di pianificazione finanziaria di Homefile contiene ventidue carte divisori di file, un indice di ricerca rapida e un manuale con le istruzioni sull'uso del sistema, nonché spazio per la registrazione di informazioni come account, informazioni sull'assicurazione e dati personali.

Come funziona
Ciascuna scheda del file divisore del kit di pianificazione finanziaria presenta una scheda che elenca una categoria specifica - Assicurazione: salute e disabilità, ad esempio; la scheda stessa indica in dettaglio il tipo di documenti che devono essere inseriti in quel file, quali documenti devono essere inseriti in un altro file e per quanto tempo conservare i documenti conservati lì.

Metti ciascuna scheda divisore di file in una cartella di file sospesa, quindi riempi quella cartella con i fogli specificati sulla scheda. (Alcune categorie, come i conti bancari, sono abbastanza ampie che il kit consiglia di utilizzare le cartelle di file manila all'interno delle cartelle sospese per mantenere separati i documenti per diversi account.) Le schede di indice rapido e il manuale vanno in una cartella di file sospesa di fronte a tutto altro; ogni volta che devi archiviare o recuperare un documento, l'indice ti dirà dove cercare.

Cosa mi è piaciuto del sistema
Di recente, ho deciso di mettere alla prova il kit di Homefile. Seguendo le istruzioni nel manuale, ho creato un nuovo sistema di archiviazione e ri-archiviato i miei documenti secondo le categorie e le linee guida del kit. Poiché non avevo bisogno di decidere dove archiviare le cose e non avevo bisogno di creare etichette per le cartelle sospese (ecco a cosa servono le schede sulle schede), il processo è andato abbastanza rapidamente.

Mentre spostavo i miei documenti, ho scoperto che alcune categorie che avevo precedentemente memorizzato separatamente - come estratti conto della carta di credito e rapporti di credito - avevano più senso combinati, come raccomandato dal kit. Ho anche pensato che l'indice fosse abbastanza utile: piuttosto che dover ricordare dove avrei messo un determinato documento, potevo semplicemente cercarlo sull'indice. Questo potrebbe potenzialmente risparmiare tempo.

La cartella di lavoro sottolinea che questo sistema potrebbe essere particolarmente utile per le persone con file in diverse posizioni (ad esempio, una residenza principale e una casa di vacanza) e le persone responsabili di più set di file (come il proprio e quello di un genitore anziano). Sono d'accordo. Questo kit potrebbe eliminare la necessità di reinventare la ruota in termini di limatura.

I lati negativi
Più mi sono avvicinato alla creazione del mio sistema di archiviazione, più mi sono reso conto delle cose sul kit che non mi andavano bene:

• Per cominciare, c'erano alcune distinzioni confuse e crossover tra le categorie: i diplomi sono pensati per essere archiviati nella cartella Personale, ad esempio, mentre le trascrizioni vanno nella cartella Scuole e assistenza all'infanzia (ma non sono attualmente a scuola e non avere figli).
  
• Seguendo le istruzioni del kit, ho dovuto apportare diverse modifiche che non mi sembravano logiche; ad esempio, le ricevute per acquisti di grandi dimensioni, che normalmente conservo con le informazioni sull'assicurazione del mio locatario (perché farei riferimento a esse solo se dovessi presentare un reclamo) devono essere archiviate con garanzie e guide per l'utente.
  
• Ho anche trovato alcune categorie carenti. Non c'erano indicazioni, ad esempio, su dove archiviare cose come fatture ricorrenti (utilità, telefono e così via) - e sebbene la cartella di lavoro fornisca spazio per personalizzare l'indice quando ti imbatti in documenti che non sono elencati in uno specifico categoria, questo può potenzialmente vanificare lo scopo di un sistema in cui le decisioni vengono prese in anticipo per te.
  
• Alla fine ho trovato imperfetta parte della logistica del sistema. Il kit raccomanda di presentare le dichiarazioni dei redditi e le informazioni di supporto in una cartella, ma qualsiasi cosa tranne il 1040 più semplice probabilmente riempirebbe una cartella sospesa in overflow. Inoltre, le stesse schede file sono leggermente troppo alte: quando le ho messe in una cartella sospesa con anche un file manila parzialmente pieno, non sono riuscito a chiudere la parte superiore della casella di file che stavo usando.
  

La linea di fondo
Se hai già installato un sistema di archiviazione, potresti trovare difficile, come ho fatto io, scavalcare le tue inclinazioni naturali quando si tratta di decidere dove archiviare le cose. I crossover a volte confusi del kit tra le categorie possono essere frustranti. Potresti anche essere ostacolato se hai documenti che non rientrano facilmente nelle categorie di archiviazione tradizionali.

Il rovescio della medaglia, il kit fa un buon lavoro nell'anticipare la maggior parte delle principali categorie di archiviazione e specificando chiaramente cosa va in ogni categoria, cosa no e quando è sicuro cancellare il contenuto di ogni cartella. È anche facile da installare e non richiede attrezzature oltre alle forniture di archiviazione di base. Se sei sopraffatto dalla carta e ti senti paralizzato dal pensiero di dover decidere dove vanno le cose, o se vuoi semplicemente un sistema di archiviazione semplice e di base, il kit di pianificazione finanziaria può essere solo il biglietto.

Istruzioni Video: A Show of Scrutiny | Critical Role | Campaign 2, Episode 2 (Potrebbe 2024).