Progettare un programma e attenersi ad esso!

• Potrebbe 19, 2024

Una volta ho lavorato per un'azienda molto piccola e, come per qualsiasi piccola impresa, mi è stato richiesto di indossare molti cappelli. Dato che ero una Jane of All Trades (ho fatto un po 'di marketing, reception, scrittura, ecc.), Venivo sempre spinta in diverse direzioni. Non era la prima volta che mi trovavo in questo tipo di situazione di lavoro non strutturata ma impegnativa, ma era la prima volta che gestivo la situazione con grazia. Sono stato lì solo per un giorno - in realtà mezza giornata - prima che si fidassero di me per lavorare sui loro documenti più importanti e ci sono voluti circa un mese prima che avessi sotto controllo ogni aspetto del mio lavoro.

Il mio segreto? Ho progettato un programma e non importa cosa mi sia rimasto fedele. Ecco come l'ho fatto. Puoi anche usare queste tecniche per costruire un programma per te stesso a casa.

Fai osservazioni.

La prima cosa che ho fatto quando ho iniziato il lavoro è stato osservare cosa stava succedendo intorno a me. Da dove viene il mio lavoro? Quanto spesso ho ricevuto questo lavoro? Quali erano le scadenze?

Quello che stavo cercando e cercando di dare la caccia erano i compiti di routine, il mio tipo preferito di attività al mondo perché una volta che hai fatto qualcosa, dieci, venti, cento volte puoi padroneggiarlo.

Scrivi tutto. Non tralasciare nulla.

Mentre stavo facendo le mie osservazioni, stavo scrivendo le cose. Sapevo che stavo ricevendo lavoro dal capo e circa una mezza dozzina di altri manager in modo abbastanza casuale. Non ho mai saputo cosa sarebbe successo o quanto. Avevo anche in corso lavori di marketing che mi rendevo conto che avrei dovuto gestirmi straordinariamente poiché notavo che nessuno stava monitorando i miei progressi in questo settore. Poi c'erano due rapporti principali che erano entrambi dovuti mensilmente. Bingo! Questo è quello che stavo cercando, il lavoro di routine. Il lavoro di routine è meraviglioso per costruire un programma intorno.

Fare un elenco.

Dopo aver formulato le mie osservazioni, ho iniziato a redigere quello che chiamo "Dashboard" o "Elenco principale". In questo elenco ho suddiviso tutte le mie aree di responsabilità. Ho seguito la filosofia che uso con l'archiviazione: utilizzare le categorie estese durante l'archiviazione perché è più facile cercare un documento in un file di grandi dimensioni piuttosto che ordinare 10 file di piccole dimensioni.

Il lavoro veniva da varie persone, poi avevo il mio lavoro e le due relazioni. Poiché i compiti erano così sconnessi, ho consolidato. Il capo aveva la sua categoria in cima alla mia lista. Ho raggruppato i gestori in un'unica categoria. I miei progetti personali erano un'altra e le relazioni erano in una categoria in fondo alla mia lista perché erano le fondamenta. Queste erano le mie principali aree di responsabilità. Quando avevo 20 cose straordinarie da fare e il telefono squillava e la mia e-mail saltava mi sentivo bene a sapermi che alla fine ero responsabile solo di quattro aree principali, anche se all'inizio ne sentivo 100!

Fai un programma.

Dopo essere stato in azienda per un mese intero, sono stato in grado di redigere una descrizione generale del lavoro basata sulle mie quattro responsabilità principali. Ho usato queste informazioni per sviluppare un programma. Ogni ora della mia giornata (quando non ero in riunione) era designata in una delle mie aree di responsabilità. Ad esempio, pianificherei un orario prestabilito per lavorare sui rapporti ogni giorno per circa un'ora. Quando stavo lavorando ai rapporti, non lavoravo al marketing o ad altro. L'unica cosa che mi avrebbe allontanato da ciò che avevo programmato di fare era una richiesta del capo o una grave emergenza. E se ci fosse un'interruzione, ci penserei su e poi tornerei a lavorare sui rapporti.

Lavorando in questo modo, designando compiti specifici in tempi specifici, sono stato in grado di portare a termine tutto il mio lavoro. Inoltre, quello che ho fatto è stato trasformare la descrizione del lavoro / area di responsabilità in un rapporto sullo stato che avrei inviato ogni giorno agli stakeholder per posta elettronica, in modo che sapessero dove mi trovavo in tutti i miei progetti.

Attenersi ad esso!

Uso ancora questo stile di lavoro quando scrivo a casa. Abbasso la giornata lavorativa per pubblicazione o sito Web. Pianifico pezzi di tempo da dedicare a progetti specifici e, a meno che non si verifichi una grave emergenza, non vengo dal programma.

Ad esempio, l'altro giorno stavo lavorando a un articolo sul coffebreakblog (come da programma) quando ho notato un'email che stavo aspettando nella mia casella di posta. Sono stato tentato di aprire l'e-mail, tuttavia era per un articolo che stavo scrivendo per un diverso sito web, non coffebreakblog. Avevo già fatto il mio lavoro programmato per quel sito Web all'inizio del giorno e non avevo programmato di lavorarci di nuovo fino al giorno successivo. Anche se volevo davvero aprire l'e-mail, mi sono trattenuto e ho continuato con il lavoro che stavo facendo.

Non ho aperto l'e-mail anticipata fino a 12 ore dopo, quando avevo programmato di farlo.

Ci possono essere momenti in cui hai programmato di lavorare su un progetto ma non puoi mentre aspetti qualcosa e non puoi andare avanti finché non lo ottieni. In tal caso, faccio qualcosa correlato al progetto. Se non riesco a lavorare sulla carne di un progetto, posso sempre fare delle pulizie. Posso iniziare a mettere insieme una fattura, posso fare brainstorming di altre idee da presentare agli editori in futuro, posso raddrizzare i miei file del computer e così via.

Molti professionisti con responsabilità multiple spesso si trovano incerti su ciò che dovrebbero fare in qualsiasi momento.Avere un programma ti aiuta a prendere quelle decisioni difficili. A meno che non vi sia un'emergenza, fai semplicemente quello che è il prossimo nel tuo programma.

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