Un modo semplice per organizzare i tuoi documenti vitali

• Potrebbe 3, 2024

Alcune settimane fa, mi è venuto in mente che se avessi mai dovuto uscire di casa in caso di emergenza, non sarei stato in grado di afferrare rapidamente e facilmente i miei documenti più importanti, come documenti assicurativi, informazioni generali sul conto finanziario e altro cose di cui avrei bisogno se dovesse accadere un vero disastro. Mi sono anche reso conto che non sarebbe stato facile per gli altri individuare queste informazioni se fossi stato inabilitato in qualche modo.

Non è che i miei documenti non fossero generalmente organizzati, ma che i documenti cruciali facessero parte di un sistema più grande e non interamente portatile. (Non penserei di stendere il mio cassetto se stavo fuggendo da casa.) Quindi ero felice di trovare un prodotto che prometteva di rendere relativamente indolore organizzare i miei documenti chiave: la Securita Vital Records PortaVault. L'ho messo alla prova ed ecco cosa ci ho pensato.

Cos'è
PortaVault è un sistema composto da una custodia in tela con cerniera, un raccoglitore a tre anelli, divisori di sezione con informazioni su cosa conservare in ogni categoria, maniche protettive per documenti in plastica, etichette stampate per identificare ciò che si mette nelle maniche, una piccola tela custodia e moduli prestampati con spazio per informazioni come contatti di emergenza, storie di salute e pianificazione di catastrofi. Il legante ha anche una tracolla e un "impermeabile" di plastica.

Come funziona
PortaVault ha lo scopo di contenere cose come testamenti, certificati di nascita, informazioni sul conto finanziario, polizze assicurative e informazioni sulla prescrizione di farmaci - in breve, tutto ciò di cui potresti avere bisogno in caso di emergenza o di cui altri potrebbero aver bisogno se ti rendessi inabile. I divisori di sezione - Pianificazione e contatti, documenti di identificazione e familiari, salute e medicina, finanza e proprietà, assicurazioni e pianificazione patrimoniale e tasse - forniscono linee guida sui documenti che dovrebbero andare in ogni sezione, con quale frequenza aggiornare i tuoi documenti, e come assicurarti di essere pronto in caso di emergenza.

Man mano che conservi i documenti nelle custodie protettive di PortaVault, aggiungi un'etichetta prestampata a ciascuna manica per identificare ciò che contiene. (Esistono anche etichette personalizzabili per tutto ciò che non è già preso in considerazione nelle versioni prestampate.) Vale anche la pena compilare i moduli in ogni sezione in modo che le informazioni che potrebbero altrimenti essere sparse - storie mediche, contatti importanti numeri, un elenco di oggetti di valore e da collezione e così via - è memorizzato in un unico posto.

Quanto ci vuole
Ho trascorso poco più di due ore a familiarizzare con il sistema, leggendo i divisori di sezione e altre istruzioni, compilando i moduli e trasferendo le cose sulle copertine dei dispositivi di protezione dei dischi ed etichettandole. Se stavi usando il sistema per i registri di un'intera famiglia, probabilmente avresti bisogno di un po 'più di tempo, come faresti se i tuoi documenti non fossero abbastanza in ordine quando hai iniziato. Ovviamente, potresti configurare il sistema a poco a poco nel corso di una settimana e probabilmente non ti occorrerebbero più di 15-30 minuti al giorno.

Perchè mi piace
Non sono un grande fan dei sistemi di archiviazione in pacchetto in generale. PortaVault, tuttavia, era un'eccezione alla regola. (E per la cronaca, non ho alcun interesse per il prodotto o per la sua casa madre.) Per cominciare, poiché qui ci sono molte meno categorie rispetto a molti altri sistemi di archiviazione, l'ho trovato più facile e meno frustrante da usare. Mi piace anche il fatto che sia facile "sovrascrivere" le raccomandazioni standard su dove archiviare le cose: se pensi che le informazioni del tuo account IRA dovrebbero andare in Finanza e proprietà piuttosto che in Pianificazione fiscale e patrimoniale, inseriscile e prendi nota sul Modulo di individuazione dei documenti del sistema.

Sono stato anche colpito dall'attenzione di PortaVault a piccoli (ma potenzialmente importanti) dettagli. Le maniche della protezione documenti sono pieghettate sul bordo esterno, il che rende più semplice la memorizzazione di documenti voluminosi senza le maniche arricciate ai lati. Il raccoglitore si estrae dalla custodia in tela, quindi è facile da lavorare. I moduli prestampati sono semplici e logici. La piccola custodia con cerniera (che si aggancia nel raccoglitore) è un buon posto per chiavi extra, contanti, unità zip per computer e altri piccoli oggetti che sono facili da perdere. E la custodia più grande stessa si chiude completamente con zip, è resistente all'acqua e ha una maniglia robusta lungo la spina dorsale.

Alcune note finali
Come con qualsiasi sistema, PortaVault richiede alcuni sforzi: è necessario prendersi il tempo necessario per raccogliere i documenti, compilare i moduli e mantenere aggiornate le informazioni nel sistema. Dopotutto, afferrare un raccoglitore pieno di record obsoleti e imprecisi ti farà altrettanto bene che non afferrare nulla.È inoltre necessario assicurarsi che PortaVault si trovi in ​​un luogo sicuro e facilmente accessibile, uno noto a tutti i componenti della famiglia; se è nascosto nel retro di un armadio o nascosto in un posto solo tu sai, sarà molto più difficile da raggiungere quando è necessario.

Una volta che ho fatto lo sforzo di installare il sistema e metterlo in un posto logico, ho scoperto che c'era un enorme peso dalle mie spalle. Spero che un terremoto, un incendio o un altro disastro non mi lasci mai fuggire da casa mia in un momento di preavviso, o di diventare incapace, ma se una di queste cose dovesse accadere, so che i miei documenti più importanti sono in ordine e pronti a partire. È una sensazione di calma e soddisfazione che consiglio vivamente.

Per ulteriori informazioni su PortaVault, visitare //www.securitaonline.com/products.htm.

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