Rendere il lavoro multitasking

• Potrebbe 3, 2024

Il multi-tasking è splendido in teoria: facendo più cose contemporaneamente, aumenti la tua efficienza, fai un uso migliore del tuo tempo e fai di più. In pratica, ovviamente, le cose raramente sono così rosee e il multitasking può significare un sacco di compiti semicompletati, un senso impreciso di quanto tempo impiegano effettivamente le cose e il senso frustrante che non stai mai davvero facendo molto.

Questa settimana daremo uno sguardo a cosa significhi il multi-tasking, quali possono essere i suoi lati negativi e come farlo funzionare per te se è inevitabile.

Multitasking definito
Se hai mai parlato al telefono durante la verifica della posta elettronica, cucinando la cena o cercando qualcosa online, hai più funzioni. Nella sua forma più semplice, il multi-tasking implica fare due cose non correlate allo stesso tempo; il termine è anche usato per indicare lo spostamento tra più attività che non si verificano necessariamente tutte in una volta. In una cultura che attribuisce immenso valore all'idea di fare di più in meno tempo, il multitasking è diventato un'abilità necessaria.

I lati negativi
Il pensiero di essere in grado di completare diversi compiti in un breve lasso di tempo - o di spostarsi senza sforzo tra loro - è seducente. È deludente, quindi, rendersi conto che il multitasking raramente funziona come speriamo. Cercare di occuparsi contemporaneamente di due compiti non correlati o di passare rapidamente da uno all'altro, significa che non stiamo dando a nessuno dei due compiti tutta la nostra attenzione. Questo può essere almeno fastidioso (mai tentare di avere una conversazione telefonica con qualcuno che sta chiaramente scrivendo mentre parla?) E controproducente - se non addirittura distruttivo - nel peggiore dei casi: pensa a una casseruola incustodita che brucia nel forno, un documento che è pieno di errori perché non ha mai ottenuto l'attenzione o la correzione di cui ha bisogno, o un crollo di mezzogiorno dopo che hai provato a fare troppe cose.

In molti casi, il multitasking è meno efficace e meno efficiente della pratica di completare un'attività prima di passare alla successiva. La prossima volta che provi a destreggiarti tra due o più attività contemporaneamente, chiediti se risparmierai tempo, stress e frustrazione tenendoli separati.

Gestire l'inevitabile multitasking
Nel mondo reale, ovviamente, è improbabile che tu possa evitare del tutto il multitasking. Ci saranno sempre momenti in cui due (o tre o più) cose richiedono la tua attenzione in una volta, e potrebbe non essere possibile mettere in attesa i compiti. Quando non puoi evitare il multitasking, usa questi tre suggerimenti per renderlo il più efficace possibile.

• Imposta un limite di tempo. Quando devi spostare gli ingranaggi da un'attività all'altra - o per eseguire due attività contemporaneamente - concediti una scadenza per tornare all'attività originale. Ad esempio, se ricevi una telefonata importante mentre stai scrivendo una proposta per un cliente, fai sapere al chiamante che puoi parlare solo per dieci minuti; alla fine di dieci minuti, termina educatamente ma fermamente la chiamata, facendo piani per dare seguito in seguito, se necessario.
  
  
• Tieni d'occhio quello che stavi facendo. Prima di distogliere l'attenzione dall'attività su cui stavi lavorando prima di essere interrotto, prenditi un momento per notare dove eri, quale sarebbe stato il tuo prossimo passo e dove riprenderti quando torni all'attività. Se vieni strappato dalla preparazione della cena da un bambino che chiede a gran voce la tua attenzione, ad esempio, prenditi un secondo per ricordare a te stesso che stavi per passare al terzo passaggio della tua ricetta; quando tornerai a cucinare, saprai qual è il prossimo.
  
  
• Utilizzare misure di stop-loss. Per lo meno, assicurati che il multi-tasking non annulli i progressi che hai già fatto. Misure di stop-loss: spegnere la stufa prima di rispondere al telefono, per esempio, o salvare il documento che stai scrivendo prima di chattare con il collega che entra nel tuo ufficio - può aiutarti a non finire più indietro di dove eri.
  

Ove possibile, pensa due volte al multi-tasking e considera di concentrarti invece sul fare compiti in sequenza e separatamente; potresti fare di più e sperimentare meno stress nel processo. Quando non puoi evitare il multi-tasking, tuttavia, impostare (e attenersi) ai limiti, tenere sotto controllo e attuare misure di stop-loss può aiutarti a fare ciò che devi fare in modo efficiente ed efficace.

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