Ottieni i tuoi file cartacei in forma per l'anno a venire

• Potrebbe 8, 2024

Sapevi che febbraio è il mese dei file archiviati? Ottenere i record dell'anno scorso in ordine - e istituire un sistema di archiviazione efficace per l'anno a venire - potrebbe non metterti in vena di festeggiare, ma può offrire una forte dose di calma e controllo nei mesi a venire. Ecco come fare per ripulire, modellare e preparare i tuoi file nel 2010.

Passaggio 1: archiviare il passato recente
Ormai hai probabilmente ricevuto la maggior parte (se non tutte) delle fatture e dichiarazioni del 2009 che riceverai, quindi è un buon momento per spostare i file dell'anno scorso per fare spazio alle loro controparti del 2010. Tutti i file necessari a fini fiscali o legali possono essere trasferiti in una scatola di un banchiere, in un file bin o in un altro contenitore di archiviazione portatile in cui verranno richiamati e raccolti ma fuori mano. Le cose che non ti servono e che non vuoi possono raggiungere il trituratore o il cestino.

(Sei curioso di sapere quali file conservare e per quanto tempo conservarli? Dai un'occhiata alla panoramica di BankRate su cosa tenere e perché, e chiedi anche al tuo CPA o al tuo avvocato delle linee guida, poiché i tuoi requisiti possono variare a seconda di cose come se gestisci un'azienda o possedere una casa.)

Questa pulizia annuale si applica ai registri finanziari (che si rinnovano ogni anno) e anche ai file personali come le pagelle dei bambini a scuola, il materiale di riferimento che hai raccolto nel corso dell'anno e la corrispondenza. Scegli cosa vale davvero la pena conservare di queste cose e, di ciò, quanto può essere archiviato e quanto merita davvero di rimanere nel tuo sistema di archiviazione principale.

Passaggio 2: Offri addio al passato distante
Mentre sposti i record del 2009 in un luogo fuori mano ma ancora accessibile, dai un'occhiata a tutto ciò che hai conservato dal 2008 e prima. Elimina tutto ciò che può andare sicuro in base alle linee guida che hai creato (il che significa che probabilmente puoi dirlo sayonara a cose come il telefono e le bollette degli anni passati, a meno che non abbiano un impatto sulle tue tasse), e poi consolidare questi file più vecchi il più possibile. Spostare questi archivi fuori dal proprio ufficio di casa e in un punto in cui è possibile recuperarli se necessario, ma non sarà necessario vederli su base regolare, come uno scaffale in un armadio.

Passaggio 3: creare file nuovi e sostitutivi
Successivamente, crea nuove cartelle di file per le fatture e gli estratti conto che ricevi regolarmente, come estratti conto bancari e carte di credito. (Se hai spostato i record dell'anno scorso senza rimuovere le cartelle di file, puoi saltare questo passaggio.) Questa è anche una buona opportunità per modificare, combinare o eliminare le categorie e aggiungere nuove categorie secondo necessità. Prendersi il tempo necessario per impostare, classificare ed etichettare le cartelle di file ora renderà più semplice l'archiviazione (se non ancora esattamente emozionante) per tutto il resto dell'anno.

Passaggio 4: entra in un'abitudine di archiviazione
Con le tue vecchie cose cancellate e i nuovi file pronti per partire, tutto ciò che resta da fare è continuare a mettere via le cose una volta che hai finito. Più facile a dirsi che a farsi, lo so, soprattutto se preferisci avere i denti tirati piuttosto che archiviare documenti. Come in ogni lavoro di routine, tuttavia, affrontarlo a piccole dosi può renderlo molto più sopportabile e può richiedere molto meno tempo. Prova ad aggiungere un minuto o due in più per l'archiviazione del tempo che dedichi al pagamento delle bollette o al bilanciamento del tuo libretto degli assegni - con un sistema funzionante in atto, non avrai bisogno di molto più tempo di quello per ottenere roba nel tuo sistema di archiviazione quando è impostato per funzionare senza problemi.

Indipendentemente dal fatto che celebri ufficialmente il mese di archiviazione dei file, prenditi del tempo nelle prossime settimane per rimettere in forma i tuoi file. Per il resto dell'anno, sarai contento di averlo fatto!

Istruzioni Video: Parliamo della famiglia (Potrebbe 2024).