Semplici passi per un efficace sistema di archiviazione

• Potrebbe 4, 2024

Questo articolo è un estratto dal mio nuovo e-book, La guida alla vita organizzata per l'organizzazione di documenti e file.

La pietra angolare della maggior parte dei sistemi di gestione della carta è un insieme di file che può contenere e classificare le informazioni che sono importanti per te. Con poche forniture di base e alcuni passaggi semplici, la creazione di un sistema di archiviazione (o l'aggiornamento di uno esistente) può essere un'attività relativamente rapida e indolore, soprattutto se hai già eliminato le carte indesiderate e non necessarie. Ecco come ottenere i tuoi file in forma.

Di cosa hai bisogno:

• Cartelle di file vuote. Consiglio di utilizzare sia cartelle di file interne (o manila) sia cartelle sospese, ma se si preme per lo spazio, è possibile utilizzare solo l'una o l'altra.
  
• Note adesive. La dimensione standard di 3 per 3 pollici è l'ideale, in quanto ti dà molto spazio per scrivere.
  
• Una penna o una matita.
  
• Carta bianca o un documento di elaborazione testi vuoto per annotare le note sulle categorie di archiviazione che creerai e su ciò che appartiene a ciascuna.
  
• Tutti i file che hai già creato, a prescindere dal fatto che facciano parte di un sistema di archiviazione già esistente o cartelle create durante la messa da parte dei documenti da salvare durante il processo di selezione e diserbo.
  Sacchetti o contenitori per il riciclaggio e la distruzione, nel caso in cui ti imbatti in documenti indesiderati o non necessari che sono ancora in agguato.
  

Cosa fare:

1. Raccogli tutti i documenti con cui lavorerai insieme in un unico punto. Se stai aggiornando un sistema di archiviazione esistente, sei in vantaggio.
   
2. Prendi un foglio dalla cima della tua pila e fai una delle due cose con esso:
   
   
   
   • Se è correlato a una categoria di file che hai già creato o a un file nel tuo sistema esistente, aggiungilo a quella cartella.
     
   • Se appartiene a una categoria nuova o separata, inseriscilo in una cartella di file vuota e usa una nota adesiva per assegnare a quella cartella un'etichetta temporanea.
     
   
   
3. Quando metti i documenti in cartelle, scrivi una nota sul tuo foglio di carta bianco o nel tuo documento di elaborazione testi su ciò che è la carta e dove l'hai messa. Ad esempio, potresti scrivere "Polizza assicurativa auto - nella cartella Auto" o "Informazioni sul volo per il viaggio a San Francisco - nella cartella Viaggi imminenti". Queste note ti aiuteranno a ricordare dove hai nascosto le cose e ti aiuteranno anche a creare una mappa di file al termine della configurazione del sistema.
   
4. Ripeti questi passaggi con ciascun foglio della risma. Se stai aggiornando un sistema di archiviazione esistente, sfoglia i documenti in ciascuna cartella per determinare se appartengono a quella cartella o altrove e se l'etichetta della categoria sulla cartella è ancora accurata. Sposta le cose in altre cartelle e aggiorna le etichette se necessario.
   
5. Dopo aver ordinato e classificato tutto in cartelle, dai un'occhiata alle cartelle. Le categorie e le etichette hanno senso? Esistono cartelle da consolidare? Qualcuno che dovrebbe essere diviso in categorie più piccole?
   
6. Quando sei soddisfatto delle categorie che hai creato, etichetta le tue cartelle. È possibile scrivere a mano o stampare etichette o crearle con un'etichettatrice.
   
7. Metti le cartelle nel cassetto file, nella scatola o nel cestino che stai utilizzando per memorizzarle. Organizza i tuoi file in modo sensato per te in base a come li utilizzerai. Ad esempio, potresti ordinarli in ordine alfabetico o cronologico, oppure potresti mettere in primo piano le cartelle che probabilmente utilizzerai di più, con i file a cui si accede meno frequentemente.
   
8. Scrivi la tua mappa dei file. Questo elenco, basato sulle note che hai preso sulle categorie di archiviazione che hai creato e su ciò che hai memorizzato all'interno di ciascuna categoria, ti aiuterà a ricordare dove. Conserva una copia della mappa dei file nella parte anteriore del cassetto dei file o in una cartella sul desktop del computer in modo che sia di facile accesso quando devi trovare qualcosa nei tuoi file.
   
9. Ammira il tuo sistema di archiviazione aggiornato e funzionale!
   

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