Informazioni sulle categorie di Outlook

• Aprile 20, 2024

L'uso delle categorie è un ottimo modo per mantenere ben organizzato l'ambiente di Outlook senza creare una miriade di cartelle. Usando le categorie, puoi tenere tutti gli elementi in una cartella ma raggrupparli come elementi per categoria (eccetto quelli per e-mail). Una volta assegnate le categorie, puoi anche trovare, ordinare e filtrare gli elementi per categoria. Ad esempio: potresti avere una raccolta di e-mail (inviate e ricevute), contatti, attività, appuntamenti e note tutte relative allo stesso progetto. Con le categorie, puoi riunirle tutte insieme per guardare il quadro generale.

La categoria principale
Outlook contiene un elenco di categorie principali predefinito a cui è possibile aggiungere le proprie categorie in base alle proprie esigenze personali. È possibile trovare l'elenco delle categorie principali nel comando di menu Modifica / Categoria. Utilizzare il pulsante Categoria principale nella finestra Categoria per aggiungere e rimuovere le categorie nell'elenco Categoria principale. Quando si rimuove una categoria dall'elenco Categoria principale, gli elementi che sono stati assegnati alla categoria rimangono invariati. Puoi continuare a raggruppare quegli elementi usando la categoria eliminata.

Una buona pratica è assegnare una o più categorie all'elemento di Outlook selezionando la categoria dall'elenco Categoria principale. Puoi semplicemente digitare una categoria nel campo categoria del tuo articolo, ma molto probabilmente non farai riferimento alla categoria nello stesso modo per ogni articolo, vanificando così lo scopo di usarli.

Ad esempio, il primo elemento che si desidera classificare, si digita MS Office. Pochi giorni dopo, hai un nuovo oggetto per quella stessa categoria. Questa volta si digita, Microsoft Office. Outlook lo interpreta come una NUOVA categoria.

L'uso dell'elenco delle categorie principali assicura coerenza ed evita errori di ortografia.

Assegnazione di categorie agli articoli
È possibile assegnare una o più categorie a qualsiasi tipo di elemento di Outlook. Ad eccezione del modulo del messaggio e-mail, vedrai un campo Categoria e un pulsante in ogni modulo di Outlook. Per assegnare le categorie agli elementi e-mail, è necessario accedere alle opzioni e-mail per trovare il campo categoria.

Per assegnare le categorie durante la creazione dell'elemento, fai clic sul pulsante Categoria sul modulo (o sul pulsante Opzioni su un elemento e-mail) e seleziona tutte le categorie nell'elenco Categorie principali applicabili; quindi fare clic su OK. Apri qualsiasi elemento esistente e procedi come descritto sopra per aggiungere una categoria dopo la creazione.

È possibile assegnare categorie per moltiplicare gli elementi in un elenco. Seleziona tutti gli elementi a cui desideri assegnare le stesse categorie. Fare clic con il tasto destro sulla selezione blu e selezionare Categorie dal menu di scelta rapida. Controlla tutte le categorie applicabili; quindi fare clic su OK.

Rimuovi categorie dagli articoli

Apri l'elemento da cui desideri rimuovere la categoria. Fare clic sul pulsante Categoria e rimuovere il segno di spunta di selezione dalla categoria che si desidera rimuovere. È possibile rimuovere le categorie da più elementi in un elenco preselezionando il gruppo di elementi; selezionando Categorie dal menu di scelta rapida del tasto destro; deselezionando le categorie che si desidera rimuovere; quindi, facendo clic su OK.

Trova tutti gli articoli

Utilizzare il comando Trova avanzato dal menu Modifica per trovare tutti gli elementi in una categoria. Nella finestra di dialogo Trova avanzato:

- Scegli "Qualsiasi tipo di elemento di Outlook" dal menu a discesa per il campo Cerca
- Verifica che le cartelle personali siano visualizzate nel campo In:, Outlook cercherà in tutte le cartelle presenti nelle cartelle personali. È possibile fare clic su Sfoglia per restringere la ricerca alle cartelle selezionate.
- Fai clic sulla scheda Altre scelte
- Fai clic sul pulsante Categoria
- Seleziona le categorie che desideri trovare
- Fai clic su OK

Tutti gli elementi con la categoria selezionata appariranno nella finestra Trova. Puoi aprirli per vedere i dettagli facendo doppio clic sull'elemento che vuoi aprire.

È possibile salvare la ricerca per essere recuperata in un secondo momento. Fare clic su File / Salva ricerca, selezionare la cartella in cui si desidera memorizzare la ricerca, assegnare alla ricerca un nome file e fare clic su Salva. Il tipo di file deve essere Ricerche salvate in Office e il file avrà un'estensione .oss. Per aprire una ricerca salvata, fare clic su File / Apri ricerca, individuare la ricerca che si desidera aprire, selezionarla e fare clic su OK. Durante l'evento Open, Outlook eseguirà una nuova ricerca in base ai criteri impostati nella ricerca salvata.

Stampa di TUTTI gli articoli in una categoria

Dopo aver eseguito la ricerca, è possibile stampare tutti gli elementi trovati. Seleziona tutti i file nella finestra di ricerca (Modifica / Seleziona tutto o usando una selezione del mouse). Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'area di selezione blu e scegli stampa dal menu di scelta rapida.

Scegli lo stile di stampa che desideri:

- Stile tabella stampa solo l'elenco degli elementi trovati
- Stile memo stampa il contenuto degli oggetti

Scegli altre opzioni di stampa secondo necessità; quindi, fare clic sul pulsante Stampa per inviare il documento alla stampante.

Se sei un utente di Outlook attivo e utilizzi la maggior parte delle funzionalità oltre alla posta elettronica, prendi in considerazione l'utilizzo delle categorie per mantenere organizzati gli elementi di Outlook.

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